Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) en Adviesbureau Avansa, handelend onder de naam QuoteWise, gevestigd in Rotterdam, Nederland, KvK 85226696 (verwerker). Zij is onderdeel van de Algemene voorwaarden en wordt aanvaard bij acceptatie daarvan.

2. Onderwerp, aard en doel

QuoteWise verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de Dienst te leveren: het opslaan, tonen, bewerken, als PDF genereren en versturen van klantgegevens, offertes, facturen, creditnota's, projecten, notities, bestanden en handtekeningen, en op verzoek van de Klant het verwerken van opnames en notities met AI-functies.

3. Duur

Deze overeenkomst loopt zolang QuoteWise persoonsgegevens namens de Klant verwerkt.

4. Betrokkenen en persoonsgegevens

• Betrokkenen: klanten en contactpersonen van de Klant, ondertekenaars van offertes, en personen die in documenten, notities of opnames worden genoemd.
• Gegevens: namen, contact- en adresgegevens, bedrijfsgegevens van klanten, project- en documentinhoud, bedragen, notities, foto's en bestanden, handtekeningen en acceptatiegegevens (tijdstip, browserinformatie), geluidsopnames en transcripties.
• De Klant voert geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in, tenzij strikt noodzakelijk en wettelijk toegestaan.

5. Instructies

QuoteWise verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant. Het gebruik van de Dienst en deze overeenkomst gelden als zodanige instructies. QuoteWise informeert de Klant als een instructie naar haar oordeel in strijd is met de AVG, tenzij de wet dat verbiedt.

6. Geheimhouding

Personen die namens QuoteWise toegang hebben tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht en hebben alleen toegang voor zover nodig.

7. Beveiliging

QuoteWise neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• persoonlijke accounts en toegangsbeperking op basis van rollen;
• strikte scheiding van gegevens per bedrijf;
• afgeschermde, niet-openbare bestandsopslag;
• versleutelde verbindingen (HTTPS);
• beveiligd beheer van toegangssleutels;
• logging van belangrijke acties.

8. Subverwerkers

De Klant geeft algemene toestemming voor de inzet van de onderstaande subverwerkers. QuoteWise informeert de Klant vooraf over voorgenomen toevoegingen of vervangingen; de Klant kan daartegen binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken en, als partijen er niet uitkomen, de overeenkomst opzeggen. QuoteWise legt subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op en blijft volgens het toepasselijke recht verantwoordelijk voor hun nakoming.

Mollie verwerkt alleen betalingen van QuoteWise-abonnementen, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, en is daarom geen subverwerker voor Klantdata.

9. Doorgifte buiten de EER

Voor zover een subverwerker persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of daarvoor toegang heeft, gebeurt dat alleen met passende waarborgen volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Rechten van betrokkenen, DPIA en ondersteuning

QuoteWise helpt de Klant waar redelijk bij verzoeken van betrokkenen (zoals inzage, correctie en verwijdering), bij beveiliging en, waar van toepassing, bij een DPIA of voorafgaande raadpleging. Verzoeken die QuoteWise rechtstreeks ontvangt, stuurt zij door naar de Klant.

11. Datalekken

QuoteWise meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur na ontdekking, aan de Klant, met de informatie die de Klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen. De Klant beslist over die meldingen.

12. Einde: verwijdering of teruggave

Na het einde van de dienstverlening kan de Klant zijn gegevens opvragen via info@quotewise.nl. Daarna verwijdert QuoteWise de persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Gegevens in back-ups worden verwijderd volgens de gangbare back-upcyclus van de betreffende subverwerker.

13. Informatie en audits

QuoteWise stelt de informatie beschikbaar die nodig is om de nakoming van artikel 28 AVG aan te tonen. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na redelijke aankondiging, op kosten van de Klant, maximaal één keer per jaar, tenzij er een concrete aanwijzing is van een tekortkoming.

14. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen uit de Algemene voorwaarden, onverminderd artikel 82 AVG en ander dwingend recht.

15. Contact

Vragen over deze overeenkomst of privacy: info@quotewise.nl.