Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

QuoteWise is een handelsnaam van Adviesbureau Avansa, gevestigd in Rotterdam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85226696. In deze verklaring bedoelen we met "QuoteWise", "wij" en "ons" deze onderneming.

• E-mail: info@quotewise.nl
• Website: https://quotewise.nl

2. Onze rollen onder de AVG

Verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die wij zelf nodig hebben om QuoteWise aan te bieden, bepalen wij het doel en de middelen. Dat gaat om accountgegevens van gebruikers, abonnements- en betaaladministratie, support en contact, beveiligings- en toegangsgegevens en onze eigen administratie.

Verwerker. Gegevens die een zakelijke gebruiker zelf in QuoteWise invoert over zijn klanten en contactpersonen (bijvoorbeeld in klanten, offertes, facturen, creditnota's, projecten, notities en handtekeningen) verwerken wij in opdracht van die gebruiker. De gebruiker is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Afspraken hierover staan in onze Verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een QuoteWise-gebruiker? Neem dan voor vragen over je gegevens eerst contact op met die onderneming.

3. Welke gegevens verwerken wij?

4. Doelen en grondslagen

Wij gebruiken toestemming niet als algemene grondslag en verkopen geen persoonsgegevens.

5. AI en inspreekfunctie

• Inspreken en AI-voorstellen zijn optioneel. Je kunt een offerte ook volledig handmatig maken.
• De opname gebeurt in je browser en wordt pas na jouw actie opgeslagen en verwerkt.
• Transcriptie en het offertevoorstel worden op onze servers verwerkt. Wij gebruiken hiervoor Scaleway, met verwerking in een Europees datacenter in Parijs, Frankrijk.
• Audio kan naar Scaleway worden gestuurd voor transcriptie. De transcriptie, eventuele correcties en notities bij het document kunnen worden gebruikt om het voorstel te maken.
• Er worden niet automatisch onbeperkt gegevens uit je administratie aan de AI-dienst meegegeven; alleen de invoer voor het betreffende voorstel.
• AI maakt alleen een voorstel. Jij controleert het resultaat. AI maakt een offerte niet automatisch definitief en verstuurt niets.

6. Ontvangers en leveranciers

Wij schakelen de volgende partijen in. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Mollie wordt uitsluitend gebruikt voor betalingen van QuoteWise-abonnementen, niet voor betalingen tussen gebruikers en hun klanten. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de EER

Een aantal leveranciers is (onderdeel van) een onderneming buiten de Europese Economische Ruimte, of kan voor ondersteuning of beveiliging toegang hebben vanuit buiten de EER. Voor zover persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dat alleen met passende waarborgen volgens de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS-gegevensprivacykader) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie uit de verwerkersovereenkomst van de betreffende leverancier. Je kunt bij ons meer informatie opvragen.

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens bewaren wij zolang je account actief is. Na beëindiging verwijderen of anonimiseren wij ze, tenzij een wettelijke plicht of een lopend geschil langer bewaren vereist.
• Onze eigen financiële administratie (zoals abonnementsfacturen en betalingen) bewaren wij zolang de fiscale bewaarplicht dat vereist, in de regel zeven jaar.
• Documenten en klantgegevens die wij als verwerker bewaren, blijven beschikbaar zolang de gebruiker ze in QuoteWise houdt. De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn eigen wettelijke bewaarplicht. Na beëindiging handelen wij volgens de Verwerkersovereenkomst.
• Opnames, transcripties en notities blijven bij het document bewaard totdat de gebruiker ze verwijdert of het account wordt beëindigd. Er is geen automatische verwijdering na een vaste termijn.
• Support-, beveiligings- en technische logs bewaren wij niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• inloggen met persoonlijk account en wachtwoord;
• strikte scheiding van gegevens per bedrijf;
• afgeschermde, niet-openbare bestandsopslag;
• versleutelde verbindingen (HTTPS);
• beveiligd beheer van toegangssleutels;
• toegangsbeperking op basis van rollen, en logging van belangrijke acties.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Merk je een beveiligingsprobleem op? Meld het via info@quotewise.nl.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@quotewise.nl. Wij reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voor zover dat nodig is.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

QuoteWise neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen hebben. De AI-functie doet alleen voorstellen die de gebruiker zelf beoordeelt.

12. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken geen analytische, tracking- of marketingcookies. Wij gebruiken alleen technisch noodzakelijke opslag in je browser, zoals je inlogsessie, het gekozen bedrijf, je gekozen pakket tijdens registratie, de stand van het menu en je keuze over het installeren van de app. Daarvoor is geen toestemming nodig. Bij het laden van lettertypen via Google Fonts ontvangt Google je IP-adres.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bovenaan staan altijd de actuele versie en datum. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers op een passende manier.